결혼식 준비를 하다 보면 웨딩홀이나 드레스처럼 눈에 잘 보이는 항목에는 자연스럽게 신경을 많이 쓰게 된다.
반면 축의대는 본식이 가까워질 때까지 별다른 생각을 하지 않는 경우가 많다.
“친한 친구 두 명한테 부탁하면 되겠지.”
정도로 넘어가기 쉽다.
하지만 결혼식 당일 축의대는 생각보다 바쁜 자리다.
하객을 맞고, 이름을 확인하고, 식권을 전달하고, 축의금을 정리해야 한다. 부모님 지인이 많다면 누구의 손님인지 확인하는 일도 계속 생긴다.
신랑과 신부는 이미 메이크업이나 신부대기실에 있어 직접 대응하기 어렵다.
그래서 축의대는 단순히 돈을 받아주는 자리가 아니라 결혼식장에 도착한 하객이 가장 먼저 마주하는 곳이라는 생각으로 준비하는 것이 좋다.
1. 신랑 측과 신부 측 담당자를 따로 정한다
하객 규모가 작다면 한쪽에서 같이 관리할 수도 있지만 보통은 신랑 측과 신부 측을 나누는 것이 편하다.
각각
- 축의금 접수
- 방명록 또는 명단 확인
- 식권 전달
- 부모님 하객 확인
을 맡는다.
하객이 몰리는 시간에는 한 명만으로 처리하기 어려울 수 있으므로 가능하면 한쪽에 2명 정도를 두는 것이 좋다.
한 명은 봉투와 이름을 확인하고 다른 한 명은 식권과 안내를 맡는 식으로 역할을 나눌 수 있다.
2. 축의대는 친한 사람보다 꼼꼼한 사람에게 부탁한다
가장 친한 친구에게 자연스럽게 부탁하고 싶을 수 있다.
하지만 축의대는 친밀함보다 성격이 더 중요할 때도 있다.
가능하면
- 시간 약속을 잘 지키는 사람
- 돈 계산에 꼼꼼한 사람
- 낯선 사람에게도 안내를 잘하는 사람
- 술을 마시기 전까지 자리를 지킬 수 있는 사람
에게 부탁하는 것이 좋다.
평소 덤벙대는 친구에게
“너니까 믿고 맡긴다.”
며 중요한 역할을 주는 것이 오히려 서로 부담이 될 수도 있다.
친구 입장에서도 결혼식을 축하하러 왔다가 계속 숫자를 확인해야 하는 자리이기 때문이다.
3. 담당자에게는 본식보다 충분히 일찍 와달라고 부탁한다
결혼식이 오후 1시에 시작한다고 해서 축의대 담당자가 12시 50분에 도착하면 늦다.
하객은 보통 본식 30분 전부터 본격적으로 들어오기 시작하고 부모님 지인은 그보다 더 일찍 도착하기도 한다.
그래서 웨딩홀 상황에 따라 본식 1시간 전 정도에는 준비를 시작하는 편이 좋다.
부탁할 때도 단순히
“사회는 1시니까 12시쯤 와줘.”
라고 하기보다
“12시부터 축의대 준비해야 해서 그때까지 와줄 수 있을까?”
처럼 역할과 시간을 정확하게 알려주는 것이 좋다.
친한 사이일수록 부탁을 가볍게 하기 쉬운데, 상대방도 자신의 하루 일정을 조정해야 한다는 점은 생각해주는 것이 좋다.
4. 송도 웨딩홀의 축의대 위치와 식권 방식을 확인한다
웨딩홀마다 축의대 운영 방식이 조금씩 다를 수 있다.
송도에서 웨딩홀이나 결혼 준비 관련 정보를 함께 알아보고 있다면 송도웨딩박람회 일정도 확인해보고 상담 과정에서 축의대 위치와 식권 운영 방법도 미리 물어보는 것이 좋다.
확인하면 좋은 내용은
- 신랑·신부 축의대가 분리되는지
- 식권을 웨딩홀에서 미리 제공하는지
- 어린이 식권이 별도인지
- 추가 식권을 어디에서 받는지
- 축의금 보관함 제공 여부
- 축의대 운영 종료시간
정도다.
이런 부분을 미리 알아두면 담당 친구에게 설명하기도 훨씬 쉽다.
5. 식권을 몇 장 줄지 기준을 미리 정한다
축의대에서 가장 애매해질 수 있는 부분 중 하나가 식권이다.
한 사람이 왔다고 무조건 한 장만 주는 것이 아니라 가족 단위로 오는 경우도 있기 때문이다.
예를 들어
“가족은 안에 먼저 들어가 있고 저만 축의하러 왔어요.”
라고 말하는 하객도 있다.
그래서 담당자에게
- 성인 식권
- 어린이 식권
- 가족 동반 시 확인 방법
- 추가 식권 요청 시 처리 방법
을 미리 알려주는 것이 좋다.
무엇보다 현장에서 담당 친구가 임의로 판단하지 않도록 기준을 만들어두는 편이 좋다.
6. 봉투에 이름이 없을 때 어떻게 처리할지 정한다
의외로 축의봉투에 이름을 쓰지 않고 전달하는 사람이 있을 수 있다.
또 이름을 흘려 써서 알아보기 어려운 경우도 있다.
그래서 봉투를 받을 때는 가능하면 바로 이름을 확인하는 것이 좋다.
이름이 없다면 정중하게
“성함만 한번 확인해도 될까요?”
라고 물어볼 수 있다.
번호를 부여해 명단과 봉투를 맞추는 방식도 좋다.
예를 들어
- 명단 001
- 봉투 001
처럼 동일한 번호를 적으면 나중에 정리하기 쉽다.
축의금 정산에서 가장 곤란한 것은 금액이 아니라 누가 보내준 것인지 알 수 없는 경우다.
7. 계좌이체 축의금과 현장 축의금을 구분한다
최근에는 현장에서 봉투를 전달하지 않고 계좌로 보내는 사람도 많다.
이 경우 현장 명단과 계좌이체 내역이 섞이면 나중에 정리하기 어려울 수 있다.
그래서 결혼식이 끝난 뒤에는
- 현장 축의
- 신랑 계좌
- 신부 계좌
- 부모님 계좌
등을 따로 정리하는 것이 편하다.
같은 사람이 계좌로 보내고 현장에서 축의대에 이름까지 남겼을 수도 있으므로 중복도 확인한다.
다만 결혼식 당일에 모든 정산을 바로 끝내려고 할 필요는 없다.
당일에는 현금과 명단을 안전하게 인계받는 것만으로도 충분하다.
8. 축의금을 누가 최종적으로 보관할지 정한다
본식이 끝났다고 축의대 업무가 바로 끝나는 것은 아니다.
가장 중요한 것은 축의금과 명단을 누구에게 전달할 것인지다.
신랑과 신부는 사진 촬영이나 폐백, 하객 인사 때문에 바로 받을 수 없을 가능성이 크다.
그래서 미리
- 신랑 아버지
- 신부 아버지
- 형제자매
- 신뢰할 수 있는 가족
중 최종 인계자를 정해두는 것이 좋다.
특히 현금을 다른 짐과 함께 아무 곳에 보관하지 않도록 한다.
웨딩홀에서 별도의 금고나 보관 지원을 해주는지도 물어볼 수 있다.
9. 축의대 담당자끼리도 역할을 명확하게 나눈다
두 사람이 앉아 있어도 역할이 명확하지 않으면 오히려 서로 같은 일을 하게 될 수 있다.
간단하게
A 담당자
- 봉투 받기
- 이름 확인
- 번호 기록
B 담당자
- 식권 전달
- 하객 안내
- 추가 요청 대응
처럼 나누면 된다.
하객이 몰리는 순간에는 몇 분 사이에 여러 명이 동시에 올 수 있다.
그때 역할이 정해져 있으면 훨씬 차분하게 처리할 수 있다.
10. 부모님 지인 중 이름을 알아보기 어려운 경우도 생각한다
신랑과 신부 친구라면 이름만 봐도 바로 알 수 있다.
하지만 부모님 지인은 이야기가 다르다.
봉투에
“○○산악회 김○○”
처럼 적혀 있거나 회사명만 쓰는 경우도 있을 수 있다.
그래서 부모님 하객이 많다면 축의대 담당자에게 부모님이 잠깐 와서 확인할 수 있는 상황을 만들어두는 것도 좋다.
또는 부모님 지인 예상 명단을 미리 받아두면 정산할 때 도움이 된다.
특히 비슷한 이름이 여러 명 있다면 회사나 관계를 같이 적어두는 편이 좋다.
11. 현금은 축의대 위에 계속 쌓아두지 않는다
하객이 많이 들어오는 시간에는 봉투가 금방 쌓인다.
계속 책상 위에 두면 분실 위험도 있고 정리하기도 어려워진다.
웨딩홀에서 제공하는 봉투함이나 가방, 보관함이 있다면 활용한다.
일정 수량이 모이면 안전한 곳에 옮기는 방식도 좋다.
이 부분은 반드시 담당자와 가족이 미리 이야기해둔다.
누군가 마음대로 다른 장소로 옮겼다가 나중에
“봉투 어디 갔지?”
하는 일이 생기지 않도록 해야 한다.
12. 하객에게 길을 물어볼 상황도 예상한다
축의대 담당자가 받게 되는 질문은 축의금 관련 내용만이 아니다.
“신부대기실 어디예요?”
“화장실 어디 있어요?”
“식사는 몇 층에서 해요?”
“주차 등록은 어디서 하나요?”
같은 질문도 많이 받을 수 있다.
그래서 담당자에게
- 신부대기실
- 예식홀
- 연회장
- 화장실
- 주차 등록 위치
정도는 미리 알려주는 것이 좋다.
축의대는 결혼식장 입구의 안내데스크처럼 느껴질 때도 있다.
13. 축의대 담당자도 결혼식을 볼 수 있게 한다
가까운 친구에게 축의대를 부탁했다면 그 친구도 결국 결혼식을 보러 온 하객이라는 것을 생각해야 한다.
본식이 시작됐는데 계속 축의대에만 앉아 있으면 정작 신랑과 신부의 결혼식을 제대로 보지 못할 수도 있다.
그래서 본식 시작 후 어느 시점에 축의대를 정리할지 미리 정한다.
늦게 오는 하객을 위한 방법은 웨딩홀과 상의할 수 있다.
가능하다면 친구도 입장과 주요 본식 순서는 볼 수 있도록 배려하는 것이 좋다.
14. 역할을 맡아준 사람에게 식사할 시간도 알려준다
축의대 담당자는 다른 하객보다 일찍 도착하고 본식 직전까지 자리를 지킨다.
그래서 식사시간도 애매해질 수 있다.
본식 전 식사가 가능한지, 본식이 끝난 뒤 식사하는 것이 좋은지 웨딩홀 운영방식에 맞춰 알려준다.
특히 축의대뿐 아니라 사회자나 축가를 맡아준 친구가 있다면 서로 식사시간이 겹치지 않는지도 볼 수 있다.
결혼식에 도움을 주러 온 사람이 정작 밥도 제대로 못 먹고 가는 상황은 가능하면 피하는 것이 좋다.
15. 부탁한 사람에게 감사 표시도 준비한다
축의대는 생각보다 책임이 큰 역할이다.
아침부터 일찍 와야 하고 돈을 관리해야 하며 본식 직전까지 하객을 계속 맞아야 한다.
그래서 가까운 친구나 가족이라도 당연하게 생각하지 않는 것이 좋다.
작은 선물이나 사례를 준비할 수도 있고 본식이 끝난 뒤 따로 식사를 대접해도 된다.
무엇보다 직접
“그날 네가 맡아줘서 정말 마음 놓였다.”
라고 이야기해주는 것이 좋다.
결혼식이 끝난 뒤에는 누가 어떤 일을 해줬는지가 조금씩 보이기 시작한다.
본식날에는 정신이 없어 제대로 고맙다고 말하지 못했더라도 나중에 이야기하면 된다.
16. 축의금 액수를 결혼식 당일 계속 확인하지 않는다
본식 중간에 신랑이나 신부가
“지금 얼마나 들어왔대?”
라고 궁금해질 수도 있다.
하지만 굳이 결혼식이 진행되는 동안 확인할 필요는 없다.
이미 모든 비용과 계약은 대부분 정해져 있고, 그 순간 금액을 알아도 달라질 것은 거의 없다.
오히려 숫자에 신경 쓰다 보면 결혼식 자체에 집중하기 어려워질 수도 있다.
정산은 본식이 모두 끝난 뒤 차분하게 하면 된다.
17. 축의금 명단은 나중을 위해 잘 보관한다
결혼식 축의 명단은 단순히 받은 금액을 정리하기 위한 자료만은 아니다.
앞으로 지인의 결혼식이나 가족 행사가 있을 때 참고할 수도 있다.
그래서 결혼식이 끝난 뒤
- 이름
- 관계
- 금액
- 신랑·신부 측 구분
을 정리해두는 것이 좋다.
종이 장부만 가지고 있다면 사진을 찍거나 파일로 옮겨두는 것도 방법이다.
몇 년 뒤에는 누가 와줬는지 기억이 흐려질 수 있기 때문이다.
18. 축의대 명단을 보면 결혼식이 조금 다르게 보일 수도 있다
결혼식이 끝난 뒤 신랑과 신부가 처음으로 축의 명단을 천천히 보는 순간이 온다.
그때는 금액보다 이름이 먼저 들어올 때도 있다.
“이 형도 왔었구나.”
“이 친구는 못 오는 줄 알았는데 왔네.”
“아버지 친구분들이 이렇게 많이 오셨네.”
당일에는 하객이 너무 많아 제대로 인사를 나누지 못했던 사람도 있다.
신부대기실에서 사진 한 장 찍고 바로 나간 친구도 있고, 늦게 도착해 얼굴조차 보지 못한 지인도 있을 수 있다.
그런 이름을 하나씩 보다 보면 결혼식이 두 사람이 본 것보다 훨씬 큰 하루였다는 것을 뒤늦게 느끼기도 한다.
마무리
송도 결혼식 축의대를 준비할 때는 단순히 친구 두 명을 정하는 것에서 끝내지 않는 것이 좋다.
미리
- 신랑·신부 측 담당자
- 역할 분담
- 식권 기준
- 축의금 보관
- 최종 인계자
- 하객 안내
- 담당자 식사
- 감사 표시
정도를 정해두면 본식 당일 훨씬 안정적으로 운영할 수 있다.
결혼 준비를 할 때는 사람을 자꾸 숫자로 보게 된다.
보증 인원 250명.
식권 300장.
하객버스 40명.
그리고 축의대에서도 봉투와 숫자가 계속 오간다.
그런데 결혼식이 끝나 명단을 다시 보면 숫자보다 이름이 먼저 보일 수 있다.
학교를 졸업한 뒤 한동안 만나지 못했던 친구.
멀리 다른 지역에서 찾아온 친척.
부모님 곁을 오래 지켜온 지인.
각자 자기 하루의 몇 시간을 비워 두 사람을 축하하러 온 사람들이다.
그래서 축의대는 돈을 정리하는 자리인 동시에 그날 찾아온 사람들의 이름이 하나씩 기록되는 자리이기도 하다.
나중에 그 명단을 보면서
“이렇게 많은 사람이 우리를 축하해줬구나.”
라고 느낄 수 있다면, 결혼식에서 가장 무심하게 지나쳤던 종이 한 장이 의외로 오래 남는 기록이 될지도 모른다.